Grupper / Collaboration

Collaboration är ett samlingsställe för personchattar och gruppdiskussioner. Man hittar Collaboration högst upp i toppmenyn (desktop) och längst ned i menyn i appen. Här kan samtliga medarbetare chatta med sina kollegor samt skapa grupper med utvalda medarbetare. Allt för att underlätta arbetsvardagen och få snabba svar! 

Hur startar man en personchatt?

• Gå till Collaboration
• Tryck på "Personer"
• Tryck på förstoringsglaset
• Sök upp personen du vill skriva till
• Tryck på vald person och du kan nu chatta!

Hur startar man en gruppchatt?

• Gå till Collaboration
• Tryck på +tecknet (se bild ovan)
• Välj "Skapa ny grupp"
• Fyll i information om gruppen (fält markerade med *-symbolen är obligatoriska)
• Det går också att skapa en grupp genom +tecknet i höger hörn - välj Grupp
• Notera att det finns tre flikar där information kan fyllas i - allmänt, rättigheter och funktionalitet

Allmänt

Under fliken Allmänt så kan man göra följande:

• Namn på gruppen: Vad ska gruppen heta?
• Bjuda in medlemmar: Bjud in kollegor eller externa personer som ska vara medlemmar i gruppen
• Beskrivning: Beskrivning av gruppens syftet och vad den ska användas till
• Gruppkategori: Skapa ny kategori eller välj en redan skapad kategori
• Bild: Bild/ikon för gruppen som visas i menyn för tillgängliga grupper

Rättigheter

Under fliken Rättigheter finns inställningar för:

• Tillgänglighet: Välj mellan Öppen, Stängd eller Hemlig grupp.
  • Vad betyder de olika valen?
    • Öppna grupper kan alla se och bli medlemmar i
    • Stänga grupper måste man begära att gå med i eller bli inbjuden
    • Hemliga grupper syns inte i listan över grupper och man måste bli inbjuden för att vara medlem
• Medlemskap: Hur ska gruppen fungera kring medlemskap? Välj mellan Manuell eller Dynamisk hantering.
  • Vad betyder de olika valen?
    • Manuell hantering: Med manuell hantering så går användare med, begär att få vara med eller blir inbjudna till en grupp.
    • Dynamisk hantering: Med dynamisk hantering anger man en eller flera målgrupper (kontor, avdelning, roll eller mottagargrupp). Då blir alla användare inom valda målgrupper automatiskt medlem i gruppen.

Funktionalitet 

Under fliken Funktionalitet bestämmer gruppadministratören vilka funktioner som ska vara aktiva i gruppen, samt ordningsföljden på funktionerna. För att byta ordning på de olika funktionerna så är det drag and drop - markera funktionen och dra den dit du önskar! 

När man sedan trycker på Spara så återfinner man de olika funktionerna i gruppen som rubriker i toppmenyn. 

Vad finns det för möjligheter i chatt-funktionen?

I chatten kan samtliga medarbetare skriva meddelanden som syns för alla medlemmar. Den som är ansvarig för gruppen kan även skapa en memo med uppgifter som ska göras samt spela in ett röstmeddelande. 

Hur gör man en memo?

• Gå till Chatt och tryck på memo-symbolen (se bild nedan)

• Skriv en titel och ditt meddelande, och välj sedan "Lägg till ny att göra-punkt"

• Varje att göra-punkt kan delegeras till en person inom gruppen och det går att sätta förfallodatum
• Om så önskas så kan man även skicka med ett röstmeddelande - tryck då på den lilla mikrofonen längst ned
• Medlemmarna ser sedan listan och kan markera när respektive uppgift är utförd!

I chatten kan man även:

• Fästa meddelanden
• Reagera på andras meddelanden
• Se vilka som läst / sett meddelandet
• Lägga med bilder eller filer

Det sociala flödet

Det sociala flödet fungerar på samma sätt som sociala flödet startsidan - men är såklart endast synligt för gruppens medlemmar.

Planering

Planering är ett planeringsverktyg som är baserat på Microsoft Planer/Trello. Man bygger olika bräder som man kan placera kort på och korten innehåller mer information och uppgifter.

Anteckningar

En anteckningsfunktion där man skapar en ny anteckning genom att trycka på "Skapa ny anteckning" uppe till höger. För att kunna filtrera på anteckningar finns möjligheten att kategorisera dem. 

Filer

Filhantering är ett ställe där man kan skapa olika mappar och ladda upp filer. Filerna är exklusiva för gruppen och går enbart att nå via gruppen.

Kalender

Kalender för gruppen där man kan skapa händelser och event - endast synligt för gruppen medlemmar. 

Medlemmar

Medlemsflik för gruppen där man ser alla nuvarande medlemmar samt vem eller vilka som är ansvarig gruppadministratör. 

Vanliga frågor

Vem kan vara gruppadministratör?

Skaparen av en grupp blir alltid ansvarig administratör i gruppen. En gruppadministratör kan även ge ut administratörsrollen till andra medlemmar i gruppen. Det måste alltid finnas en administratör, men finns ingen begränsning i hur många administratörer det kan vara per grupp.

Vem är samarbetsgrupper till för?

Alla som behöver en egen arbetsyta eller ett utrymme att spara ner information på som är till för en mindre antal personer, exempelvis en projektgrupp eller en ledningsgrupp.

Vem kan skapa grupper?

Standardinställningen är att alla användare på intranätet kan skapa egna grupper. Vid behov så kan detta ändras. Om ni önskar begränsa grupp-funktionen, vänligen ta kontakt med support@spintr.com.