Är ni precis i lindan av ert intranätsarbete? Beroende av er verksamhet och er ambitionsnivå så kan man lägga upp arbetet lite olika, liksom arbetet påverkas av om man har ett intranät sen tidigare eller ej.
En del har en regelrätt projektgrupp, kanske en referensgrupp med och då kommer ofta frågan om strukturerad tidplan med.
Här är en grund som du kan använda dig av men känn dig fri att korrigera utifrån era förutsättningar.
Samma mall finns i det bifogade Word-dokumentet.
Tid- och aktivitetsplan
|
|
DATUM |
ANSVARIG |
KOMMENTAR |
|
Uppstartsmöte med Spintr |
|
Spintr |
|
|
Utbildning med Spintr |
|
Spintr |
|
|
Uppstartsmöte egen projektgrupp
|
|||
|
Appar – vilka appar ska aktiveras? |
|
|
|
|
Färgschema och grafik |
|
|
|
|
Generella bestämmelser kring sidtyp, bildanvändning etc. |
|
|
|
|
Översyn befintligt intranät i grova drag – vad ska med över? |
|
|
|
|
Föreslå redaktörer – vilka är det idag? Vilka borde vara framöver? Vilka resurser finns för själva projektet? |
|
|
|
|
|
|||
|
Presentation av projektet |
|
|
|
|
Diskussion – befintligt intranät, vad fungerar/fungerar inte? Vad önskas av det nya intranätet? |
|
|
|
|
Löpande avstämningar i arbetet |
|
|
|
|
Inventering befintligt material
|
|||
|
Lokalisera innehållsansvariga |
|
|
|
|
Gå igenom befintligt material – vad är fortfarande aktuellt och ska med över? |
|
Respektive innehållsansvarig |
Använd underlaget från diskussionen i referensgruppen |
|
Bygga upp version 1 i Spintr
|
|||
|
Bestäm struktur i Spintr |
|
Projektgrupp med stöd av referensgrupp |
Använda sig av den gamla eller skapa ny rubriksättning? |
|
Skapa eventuella mallsidor för sidor, wikis eller blogginlägg |
|
Projektgrupp |
|
|
Bygg upp sidor utifrån innehållsansvarigas önskemål |
|
Redaktörer i projektet |
Löpande eller intensivt under några dagar avgörs av vad som är bäst för verksamheten |
|
Bestäm innehåll på startsidan – nyheter, puffar, inlägg i sociala flödet |
|
|
Fundera på hur det hålls levande sen i linjen. Riskerar något att bli statisk information? |
|
Skapa en enkel filstruktur i filhanteraren |
|
|
|
|
Skapa en grupp som kan fungera som inspiration för andra |
|
|
|
|
Fortsatt arbete projektgrupp
|
|||
|
Ta eventuellt fram spelregler för bloggar, sociala flödet, hantering av grupper, bild- och filmhantering |
|
|
|
|
Utbilda eventuellt fler redaktörer för linjeverksamheten |
|
Projektgrupp |
|
|
Prata kommunikativt medarbetarskap och ambassadörskap – finns redan naturliga ambassadörer för intranätet? |
|
|
Utgå exempelvis från deltagare i referensgruppen eller ledningsgruppen. |
|
Nyhetsplanera för första tiden med det nya intranätet och skriv eventuellt också klart nyheterna |
|
|
Viktigt att visa på att det är en levande kanal och planen hjälper till att se till att de verkligen kommer ut trots annat. |
|
Säkerställ att arbetssätt finns i linjen för att jobba med nyheter, uppdatera information etc. |
|
|
Inget intranät lever av sig självt. |
|
Inför-lansering-workshop
|
|||
|
Visa den ”färdiga produkten” och visa delar som ni vill att man ska kunna prata om, exempelvis möjlighet att skapa egna inlägg, bloggar eller grupper |
|
|
Viktigt att förmedla att alla tillsammans är med och skapar en bra kommunikationskanal. Va på tå från början och lägg ribban för hur ni vill att man ska jobba med framför allt de sociala bitarna. |
|
Blås ballonger! |
|
|
|
|
Lansering
|
|||
|
Drick bubbel, ät snacks och prata varmt om den nya plattformen och dess finesser, såväl i fikaummet som digitalt på intranätet |
|
|
|
|
Lägg ribban direkt genom att i ”hur ni gör” visa hur ni vill ha det – vad fyller man sociala flödet med? Är vi en ”gilla-kultur”? Kan man kommentera vems inlägg som helst? |
|
|
|