Att bygga en informationsrik, lättnavigerad och engagerande struktur för ert nya intranät kan kännas som en stor utmaning - men med en tydlig grundstruktur blir arbetet både enklare och mer effektivt. Även om behoven skiljer sig åt mellan företag och organisationer finns det gemensamma utgångspunkter som nästan alltid fungerar som en bra start.
Se tipsen i den här artikeln som inspiration - utgå från ert eget behov och anpassa strukturen efter hur er organisation fungerar!
Tips: Vill ni få fler tips kring användandet av Spintrs funktioner och vad man kan göra för att stärka det interna engagemanget? Läs också denna artikel: Spintr-guide kring vår grundfunktionalitet
Vår rekommendation som grundstruktur
Det vi ser fungerar för många olika verksamheter är att utgå från följande huvudrubriker:
Jobba hos oss | Stöd i arbetet | Om oss
Således att börja med det som är relevant för medarbetaren i det dagliga arbetet och som berör deras vardag, likaså viktig information kring deras anställning. Sedan att dela handböcker som skapar värde och tydliggöra vilket stöd som finns tillsammans med kontaktuppgifter. Avslutningsvis brukar många bolag berätta mer om sin verksamhet - vision, strategi, värderingar - samt samla viktiga kontaktuppgifter.
Jobba hos oss
Det här är ett avsnitt där medarbetaren hittar all information som berör deras anställning. Många väljer att kalla detta område för exempelvis "Medarbetarguiden", "Personalhandboken" eller "Min anställning". Syftet är att samla allt som gäller för alla medarbetare på ett och samma ställe - men det går såklart också att lägga till målgruppsstyrning på vissa textsidor. Det är vanligt att lägga till en målgruppsstyrd "Chefsguide" under detta avsnitt.
Exempel på innehåll:
- Ny på jobbet
- Ledighet och frånvaro
- Lön och förmåner
- Sjukdom och rehabilitering
- Lediga tjänster
- Avsluta sin anställning
Här kan ni även inkludera information om fackliga frågor, förmåner eller fritidsaktiviteter.
Stöd i arbetet
Alla behöver ibland vägledning för att lösa olika arbetsuppgifter. Här samlar ni praktiska guider, rutiner, policys och verktyg som gör det lättare att utföra jobbet. Det kan handla om HR, Ekonomi, Marknad och kommunikation, IT eller andra stödfunktioner.
Exempel på innehåll:
-
HR
- Arbetsmiljöpolicys
- Likabehandlings- och mångfaldspolicys
- Rutiner för medarbetarsamtal och utvecklingsplaner
-
Ekonomi
- Rese- och utläggspolicy
- Budget- och uppföljningsrutiner
- Hantering av leverantörsfakturor
-
Marknad och kommunikation
- Grafisk profil och varumärkesmanual
- Krishanterings- och kommunikationsplan
- Marknadsföringsriktlinjer
-
IT
- Informationssäkerhetspolicys
- Policy för lösenord och behörigheter
- Rutiner för IT-incidenter
Att samla alla policys på samma ställe underlättar för både medarbetaren och de ansvariga personerna - man kan alltid hänvisa frågor till ert intranät och slippa svara på samma frågor flera gånger!
Tips: Avsluta varje textsida med "Vanliga frågor", och komplettera dem löpande efter era medarbetares behov!
Om oss
Detta område beskriver organisationen och ger en helhetsbild. Det kan handla om vision, mål, strategier och värdegrund, men även om hur organisationen är uppbyggd.
Exempel på innehåll:
- Kort historik om företaget
- Organisation och ledning
- Kontaktuppgifter och roller
- Översikt av olika avdelningar och ansvarsområden
Tips för att lyckas
- Utgå från medarbetarnas behov: Skapa innehåll som svarar på de frågor som medarbetarna oftast ställer.
- Tänk långsiktigt: Ha en tydlig plan för vem som ansvarar för uppdatering av innehåll.
- Håll det enkelt: Fokusera på att göra informationen lätt att hitta och förstå.
- Bygg stegvis: Börja med en grundstruktur och fyll på efterhand - ett intranät är alltid i utveckling.
Önskar ni bolla era tankar och idéer med oss? Sträck ut en hand till er Customer Success Manager - vi hjälper er gärna!