Såklart är det ert eget behov av informationsinnehåll som styr vad som ska finnas på intranätet men ändå så är det så att behov olika företag eller organisationer emellan är rätt så lika, i alla fall utifrån de erfarenheter vi sett hos våra kunder här på Spintr.
Är ni helt nya, har inget intranät sedan tidigare och ska börja bygga upp ett nytt brukar följande grundstruktur vara en bra grund:
Jobba hos oss | Stöd i arbetet | Om oss | På gång
Men se det som inspiration för ert arbete och känn er fria att göra ert eget av det hela.
Jobba hos oss
Den här ingången skulle lika gärna kunna heta Personalhandboken, Jobbet & jag eller något liknande. Innehållet utgår från vad en medarbetare behöver ha för information som gäller ens anställning, det vill säga det som ofta finns i just en personalhandbok. Det här är delar som alla medarbetare har gemensamt och därför är det användbart att tillhandahålla på intranätet.
Undersidor skulle ha innehåll som Ny på jobbet, ledighet, lön, lediga tjänster, sjukdom och avsluta sin tjänst bara för att ge några exempel. Här under kan även facklig eller fritidsmässig verksamhet samla sitt innehåll på undersidor.
Stöd i arbetet
Något som också alla på en arbetsplats har gemensamt är att de ibland behöver hjälp från en kollega. Framför allt brukar det vara ”stödjande” funktioner som ekonomi, it, personal, kommunikation eller arkiv som sitter på massa tips om hur man gör när man ska fakturera, attestera en faktura, rekrytera en ny person, installera ett program på datorn, lägga till en e-postsignatur med mer med mera. Om man bygger upp bra med information, tips och lathundar på intranätet så blir det en bra informationsbank för att medarbetare ska kunna ”hjälpa sig själva”.
För att effektivisera arbetet så är också det bästa att verksamheterna själva ”äger sitt eget innehåll” och jobbar med det direkt på intranätet, så se gärna till att det finns redaktörer ute i verksamheten som kan göra det.
Innehållet här ska inte handla OM de respektive funktionernas personal med mera utan det ska vara resultatet av ens verksamhetsområde. Av det som man jobbar med dagligdags – vad behöver andra få veta. Oftast brukar det lättaste sättet att få svar på en sån fråga vara att utgå från frågor som man själv brukar få av andra kollegor. Ibland får medarbetare upprepa sina tips i tid och otid för kollegor, så inte minst därför – få dem nerskrivna en gång för alla och hänvisa till dem istället hädanefter.
Om oss
Korta fakta om företaget eller organisationen, vad ni har för vision, strategier och mål skulle må bra under en ingång som heter Om oss. Här kan man gissningsvis läsa mer om ledningsgruppen eller hitta ett organisationsschema med.
Här skulle man också kunna presentera olika delar av organisationen i korta drag, exempelvis vem som är ansvarig och vad man har för primära uppgifter.
På gång
Det här är ingen nödvändig ingång men ändå ett tips om det i verksamheten jobbas mycket mer projekt eller tidsbegränsade teman och uppdrag, det vill säga det som är aktuellt just nu. Som en jämförelse så får informationen i övriga tre ingångar en mer långsiktig livslängd medan innehållet under den här tar slut förr eller senare och där är projektet med en tydlig projekttid ett bra exempel.