Under fliken Användare hittar du er medarbetarkatalog - en central och tydlig översikt över alla medarbetare i organisationen. Här hanterar du enkelt kontaktuppgifter och organisationstillhörighet, allt på samma ställe för att förenkla administrationen och förbättra den interna kommunikationen.
Innan vi kikar in på hur man lägger till, redigerar och tar bort medarbetare rekommenderar vi dig att säkerställa internt om ni har en aktiv synkronisering mellan Spintr och ert personalsystem eller inte. Har ni en aktiv synkronisering så ska alla ändringar ske i ert personalsystem - inte i Spintr.
Uppdaterar ni manuellt idag men skulle vilja effektivisera processen så rekommenderar vi er att ta kontakt med er Customer Success Manager!
Så lägger du till en ny medarbetare
Följ stegen här nedan när du ska lägga till en nyanställd i Spintr:
- Gå till Administrationsvyn
- Klicka på "Användare" i vänstermenyn
- Klicka på "Skapa användare" uppe i höger hörn
Detta visas högst upp på skärmen - låt oss gå från vänster till höger.
Användarkonto
- Fyll i den information som är relevant - obligatoriska fält är markerade med *
- Välj hur lösenord ska hanteras - genererat automatiskt eller manuell hantering
- Välj användartyp: Användare, Redaktör, Administratör eller Extern användare
- Välj rätt avdelning
- Lägg till en roll - välj bland befintliga roller eller skapa en ny
Vad betyder de olika lösenordsalternativen? Väljer du alternativet "Generera lösenord och maila" så skickas ett mail direkt när du trycker på Spara. Då genererar Spintr ett lösenord som användaren sedan kan ändra efter inlogg. Om du inte markerar "Generera lösenord och maila" så får du själv skriva in ett lösenord till användaren. Då skickas inget mail från plattformen utan du får kommunicera lösenord till medarbetaren utanför Spintr.
Innan du trycker på "Spara" - låt oss går vidare till Profilinställningar
Här kan du lägga till kompletterande uppgifter som mobilnummer, privat e-postadress och arbetsuppgifter. Dessa fält är helt frivilliga. Man kan lämna dessa fält tomma och låta varje medarbetare fylla i fälten på egen hand.
Här kan du också välja vilket språk den enskilda medarbetaren ska mötas av i gränssnittet - till exempel engelska eller norska.
Observera att spåkvalet endast påverkar fasta systemtexter i plattformen (som Hem, Profilinställningar, Sök och liknande). Innehåll som ni själva har skapat måste översättas manuellt eller med hjälp av vår översättningsfunktion.
Bra att veta: Om ni inte vill att era medarbetare ska kunna ange personliga uppgifter så går ni till Administration > Inställningar > Avancerade inställningar > GDPR och väljer alternativet Inaktivera personliga för medarbetare. Detta medför att alla personliga fält, såsom privat e-post och privat mobilnummer, tas bort från allas profiler.
Avdelningar och Grupper
Om medarbetaren ska tillhöra flera avdelningar kan du lägga till det under just Avdelningar.
Vill du att medarbetaren också ska ingå i vissa grupper (Collaboration - således samarbetsgrupper) så styr du detta under Grupper.
Rättigheter
Här hanterar du rättigheter - alltså om medarbetaren ska ha utökade behörigheter i sin roll. Det finns speciella möjligheter kring det sociala flödet, kring att ladda upp filer samt att kunna administrera användare i sin avdelning.
Om ni är en större organisation utan synkronisering kan det vara effektivt att låta respektive chef administrera sin egen avdelning. Då blir det mindre administrativt på dig som Administratör, och vi säkerställer förhoppningsvis att er medarbetarkatalog alltid är up to date!
Rättighetsmatris - ett smart tillval för mer detaljerad innehållshantering
Vill ni låta en användare skapa innehåll men utan att ge hen full redaktörsbehörighet? Då kan ni aktivera funktionen Rättighetsmatris.
Rättighetsmatrisen gör det möjligt att anpassa behörigheter mer i detalj, till exempel:
- Ge möjlighet att skapa och redigera nyheter
- Styra exakt vilka textsidor en person får redigera
- Ange om personen får skapa undersidor eller endast redigera befintliga
- Bestämma om personen ska kunna ta bort textsidor eller inte
Med rättighetsmatrisen har du en möjlighet att ge personer den åtkomst de behöver - varken mer eller mindre. Så har du en person som endast ska uppdatera innehåll kopplat till HR, eller kanske hantera innehåll kopplat till leverantörsavtal? Då passar den här funktionen absolut bäst!
Vill du ha mer hjälp kring hur den här funktionen fungerar i praktiken eller kanske aktivera den? Sträck ut en hand till vår support på support@spintr.com - vi hjälper dig gärna!
Och önskar du en översikt över samtliga era medarbetare i excel? Gå till Filter och välj Exportera utsökning till CSV.