Fråga, fråga, fråga!
När ni använt ert intranät ett tag är det viktigt att göra en uppföljning av vad användarna tycker - detta genom att fråga! Det kanske kan kännas lite läskigt eftersom risken finns att få generell negativ feedback och kanske inte konkret information om vad som skulle kunna förbättras. Jag skulle därför uppmuntra till att börja på en liten skala med ett par/tre direkta frågor vars svar blir tydliga, inte så spretiga och som i sin tur kan leda till förändring/förbättring.
Förslag på frågor:
Vilken är din helhetsupplevelse av intranätet?
Varför besöker du intranätet?
Vad skulle få dig att besöka det mer?
Vad ser du för vinster med intranätet?
Vilka funktioner använder du mest frekvent?
Om du fick lägga till en funktion, vad skulle det vara?
Är det någon funktion du inte förstår?
Hittar du det du söker?
Hur upplever du designen?
Var ödmjuk inför de svar du får och se det som en möjlighet att stärka ert intranät och tillsammans göra det ännu bättre. Genomför de förändringar/förbättringar som är möjliga och informera om att de gjorts så medarbetarna känner sig delaktiga. Var även noga med att förklara varför vissa förändringar inte kan ske. Feedbacken kommer att generera i att fler engagerar sig i utvecklingsarbetet på just er verksamhet även framöver.
Glöm inte att ett intranät inte är ett färdigt dokument utan det fortsätter att leva hela tiden och utvecklas med kraven som medarbetarna ställer. Om de inte tycker det är användbart kommer de att hitta andra vägar att kommunicera, ta reda på saker, dela filer och så vidare och därmed kommer ni att tappa engagemang. Att ha allt samlat, såväl information som arbetsverktyg, där hela personalstyrkan känner sig involverad är en framgångsfaktor.
På vårt eget intranät, som fått namnet Our, har vi ett formulär som ligger tillgängligt för oss medarbetare på Spintr att komma med förslag och förbättringar. Jag kan fylla i det flera gånger och detta skapar en känsla av att min åsikt räknas. Vi har också en textpuff till detta formulär så att vi alla enkelt hittar dit och inte behöver leta när vi får en idé. Vet du inte hur du skapar ett sånt formulär så ta kontakt med vår support.
Så, mantrat lyder: Fråga - Förbättra. Fråga - Förbättra. Fråga - Förbättra... Ja, ni fattar : )
Ni kan läsa mer här om hur feedback kan få stora positiva effekter för en verksamhet om den lyssnas till och tas emot på ett konkret och positivt sätt.
